Le Centre d’aide et de lutte contre les agressions à caractère sexuel du KRTB respecte le droit à la vie privée de chaque personne et s’engage à protéger la confidentialité des renseignements confidentiels recueillis auprès de toute participante ou employée. En règle générale, les renseignements confidentiels sont disponibles seulement aux personnes qui doivent y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions au sein du CALACS du KRTB.
DÉFINITIONS
« Employée »
Toute personne qui travaille pour le CALACS du KRTB moyennant rémunération ainsi que toutes personnes non rémunérées (bénévole, stagiaire).
« Événement »
Tout événement que le CALACS du KRTB gère ou organise.
« Formulaire de signalement »
Le formulaire mis à la disposition de toute employée ou participante afin d’informer la personne responsable des renseignements personnels.
« Incident de confidentialité »
Tout accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel, à son utilisation ou à sa communication, de même que sa perte ou toute autre forme d’atteinte à sa protection.
« Participante »
Toute personne qui fournit des renseignements confidentiels au CALACS du KRTB en lien avec la réalisation d’un évènement, la création d’une publication, la participation à une activité ou avec l’obtention d’un service.
« Publication »
Toute publication produite par le CALACS du KRTB ou à laquelle le CALACS du KRTB contribue, sous quelque forme que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre).
« Registre des incidents de confidentialité »
L’ensemble des renseignements consignés sur des incidents déclarés et concernant les circonstances de l’incident, le nombre de personnes visées, l’évaluation de la gravité du risque de préjudice et les mesures prises en réaction à l’incident. Les dates pertinentes y figurent aussi : survenance de l’incident, détection par l’organisation, transmission des avis (s’il y a lieu), etc.
« Risque sérieux de préjudices »
Le risque évalué à la suite d’un incident de confidentialité qui pourrait porter préjudice aux personnes concernées. Ce risque est analysé par l comité responsable des renseignements personnels. Pour tout incident de confidentialité, le comité responsable évalue la gravité du risque de préjudice pour les personnes concernées en estimant « la sensibilité des renseignements concernés », « les conséquences appréhendées de leur utilisation » et « la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables ».
« Renseignement confidentiel »
Tout renseignement fourni ou communiqué au CALACS du KRTB sous quelque support que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre) qui concerne une participante ou une employée et qui peut être utilisé pour l’identifier, y compris : son nom, son numéro de téléphone, son adresse, son courriel, le fait qu’elle ait été ou soit une participante ou une participante potentielle, son genre, son orientation sexuelle et toute information concernant sa santé. Pour plus de certitude :
- les renseignements qui ne permettent pas d’identifier une personne dans le cadre d’un témoignage ne sont pas des renseignements confidentiels ;
- les données statistiques ne sont pas des renseignements confidentiels puisqu’elles ne permettent pas d’identifier une personne ;
- les photographies ou enregistrements qui ne permettent pas d’identifier une personne ne constituent pas un renseignement confidentiel relatif à cette personne.
« Service ou activité »
Tout service que le CALACS du KRTB rend à une personne à la demande de celle-ci, ou toute activité à laquelle elle participe.
PHOTOGRAPHIES ET ENREGISTREMENTS
2.1
Toute personne a le choix d’être photographié ou non, ou d’être enregistré (audio/vidéo) ou non.
2.2
Les photographies ou enregistrements qui permettent d’identifier une personne comme employée du CALACS du KRTB ne constituent pas un renseignement confidentiel relatif à cette personne.
OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ
3.1
Les employées sont tenues de signer la présente entente de confidentialité (Annexe A) avant d’exercer leurs fonctions ou d’exécuter leurs mandats auprès du CALACS du KRTB.
3.2
L’obligation de confidentialité s’applique à la durée de la relation d’une employée avec le CALACS du KRTB et survit à la fin de cette relation.
COLLECTE ET USAGE DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS
4.1
Le CALACS du KRTB peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les employées. La constitution de tels dossiers a pour objet de :
- maintenir les coordonnées à jour;
- documenter des situations de travail ou de bénévolat ;
- permettre, dans le cas des employées rémunérées, la réalisation des tâches administratives requises ou permises par la loi (impôt sur le revenu, assurances collectives, etc.).
4.2
Le CALACS du KRTB peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les participantes. La constitution de tels dossiers a pour objet de permettre au CALACS du KRTB de réaliser un événement, une publication, de réaliser une activité ou de fournir un service.
4.3
Le CALACS du KRTB peut seulement recueillir les renseignements confidentiels qui sont nécessaires aux fins du dossier et peut utiliser les renseignements confidentiels seulement à ces fins.
4.4
Les renseignements confidentiels peuvent seulement être recueillis auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci consente à ce que la cueillette soit réalisée auprès d’autrui ou que la loi l’autorise.
GESTION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS
5.1
Le comité responsable des renseignements personnels est responsable d’assurer la protection des renseignements personnels. Sur le principal site web du CALACS du KRTB doit être indiqué « comité responsable de la protection des renseignements personnels » ainsi que le moyen de le joindre.
Le comité s’assure de la tenue d’un Registre des incidents de confidentialité.
5.2
Sous réserve de l’article 5.3, le comité est autorisé à accéder à tout renseignement confidentiel que détient le CALACS du KRTB. Les autres employées (bénévoles, stagiaires) sont autorisées à accéder aux renseignements confidentiels dans la mesure où cet accès est nécessaire à la réalisation d’une tâche dans l’exercice de leurs fonctions.
5.3
Pour l’application des lois, un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisé par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.
5.4
Lorsqu’une employée ou une participante constate un incident de confidentialité, elle doit informer avec diligence le comité responsable de la protection des renseignements confidentiels afin qu’il soit inscrit au Registre. L’employée ou la participante doit, pour ce faire, compléter un formulaire de signalement et l’acheminer ensuite au comité responsable.
Le registre doit conserver les informations sur un incident de confidentialité pour une période de cinq ans.
Doit être colligé dans le formulaire de signalement :
- Une description des renseignements personnels touchés par l’incident ou, si cette information est inconnue, les raisons pour lesquelles il est impossible de fournir une telle description ;’
- Une brève description des circonstances de l’incident ;
- La date ou la période à laquelle a eu lieu l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue) ;
- La date ou la période à laquelle l’organisation s’est aperçue de l’incident ;
- Le nombre de personnes concernées par l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue).
5.5
Le comité responsable juge si l’incident présente un « risque sérieux de préjudice ». Les renseignements ainsi que les mesures à prendre afin de diminuer le risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées sont versés au Registre.
Si l’incident présente un risque sérieux de préjudice, le comité responsable avise la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées de tout incident présentant un risque sérieux de préjudice à l’aide du formulaire approprié.
5.6
Seules les personnes responsables de l’accompagnement individualisé sont autorisées à accéder aux renseignements confidentiels que le CALACS du KRTB détient dans le cadre de ce service dans la mesure où cela est nécessaire et convenu dans les documents le balisant.
CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS
Les employées ayant accès aux dossiers en vertu de l’article 5 s’obligent à :
- S’assurer que les renseignements confidentiels soient gardés à l’abri de tout dommage physique ou accès non autorisé ;
- S’assurer que tous les documents électroniques comportant des renseignements confidentiels, incluant ceux copiés sur un appareil de stockage portatif, soient cryptés et protégés par des mots de passe. Ces mots de passe doivent être modifiés deux fois par année, ainsi qu’à chaque fois que les personnes ayant accès aux dossiers concernés sont remplacées ;
- Garder les renseignements confidentiels en format papier dans des classeurs pouvant être verrouillés et s’assurer que les classeurs soient verrouillés à la fin de chaque journée de travail. Les clés des classeurs doivent être gardées dans des endroits sûrs.
6.2
Lorsqu’une employée peut également, à certains égards, être qualifiée de participante, les renseignements confidentiels concernant chaque titre seront conservés séparément.
6.3
Les dossiers constitués en vertu de cette politique sont la propriété du CALACS du KRTB.
DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS
7.1
Sous réserve de l’article 7.2, les renseignements confidentiels ne sont conservés que tant et aussi longtemps que l’objet pour lequel ils ont été recueillis n’a pas été accompli, à moins que la personne concernée ait consenti à ce qu’il en soit autrement. Ces renseignements confidentiels sont ensuite détruits de façon à ce que les données y figurant ne puissent plus être reconstituées.
7.2
Les dossiers concernant les employées sont conservés par le CALACS du KRTB.
7.3
Pour plus de certitude, les renseignements confidentiels concernant une personne ayant offert un témoignage, tels que son nom et ses coordonnées, sont détruits une fois le témoignage publié ou diffusé, à moins que la personne ait préalablement consenti à ce que les renseignements confidentiels le concernant soient conservés pour permettre au CALACS du KRTB de le recontacter dans le futur. Pour plus de certitude, chaque utilisation du témoignage d’une personne doit être approuvée par celle-ci.
DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS À UN TIERS
8.1
Autre que dans les situations où la loi le requiert et sous réserve des autres dispositions du présent article 8, les renseignements confidentiels ne peuvent être divulgués à un tiers qu’après l’obtention du consentement écrit, manifeste, libre et éclairé de la personne concernée. Un tel consentement ne peut être donné que pour une fin spécifique et pour la durée nécessaire à la réalisation de cette dernière.
8.2
Les renseignements confidentiels peuvent être divulgués sans le consentement de la personne concernée si la vie, la santé ou la sécurité de celle-ci est gravement menacée. La divulgation doit alors être effectuée de la façon la moins préjudiciable pour la personne concernée.
8.3
Tel que permis par la loi, le CALACS du KRTB peut divulguer des renseignements confidentiels nécessaires à sa défense ou celle de ses employées contre toute réclamation ou poursuite intentée contre le CALACS du KRTB ou ses employées, par ou de la part d’une participante, d’une employée, ou de l’une de ses personnes héritières, exécutrices testamentaires, ayants droit ou cessionnaires, y compris toute réclamation émanant de l’assureur d’une participante ou d’une employée.
COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS À LA PERSONNE CONCERNÉE
9.1
Sous réserve de l’article 9.2, les participantes et les employées ont le droit de connaître les renseignements confidentiels que le CALACS du KRTB a reçus, recueillis et conserve à leur sujet, d’avoir accès à de tels renseignements et de demander que des rectifications soient apportées à ceux-ci.
9.2
Le CALACS du KRTB doit restreindre l’accès aux renseignements confidentiels lorsque la loi le requiert ou lorsque la divulgation révélerait vraisemblablement des renseignements confidentiels au sujet d’un tiers.
9.3
Une demande d’une participante ou d’une employée en lien avec l’article 9.1 doit être traitée dans un délai maximal de 30 jours.
MANQUEMENT À L’OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ
10.1
Une employée manque à son obligation de confidentialité lorsque cette personne :
- Communique des renseignements confidentiels à des personnes n’étant pas autorisées à y avoir accès ;
- Discute de renseignements confidentiels à l’intérieur ou à l’extérieur du CALACS du KRTB alors que des personnes n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les entendre ;
- Laisse des renseignements confidentiels sur papier ou support informatique à la vue dans un endroit où des personnes n’étant pas autorisées à y avoir accès sont susceptibles de les voir ;
- Fait défaut de suivre les dispositions de cette politique.
10.2
Advenant un manquement à l’obligation de confidentialité, des mesures disciplinaires appropriées, pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat de travail ou de toute autre relation avec le CALACS du KRTB, seront prises à l’égard de la partie contrevenante et des mesures correctives seront adoptées au besoin afin de prévenir qu’un tel scénario ne se reproduise.
RECOURS
11.1
S’il s’avère que les renseignements confidentiels d’une personne ont été utilisés de façon contraire à une disposition de cette politique, cette personne peut déposer une plainte auprès du comité responsable des renseignements personnels du CALACS du KRTB, ou auprès de la Collective du CALACS du KRTB si la plainte concerne le comité.
11.2
Comme prévu par la loi, la personne s’étant vu refuser l’accès ou la rectification des renseignements confidentiels la concernant peut déposer sa plainte auprès de la Commission d’accès à l’information pour l’examen du désaccord dans les 30 jours du refus du CALACS du KRTB d’accéder à sa demande ou de l’expiration du délai pour y répondre.
Adoptée par la Collective du CALACS du KRTB le __________________________
Annexe A : DÉCLARATION RELATIVE À LA CONFIDENTIALITÉ
Je, soussignée, déclare avoir lu la Politique de confidentialité du CALACS du KRTB et m’engage à en respecter les termes. Je reconnais et accepte que mon obligation de confidentialité survit à la fin de mon emploi, stage ou bénévolat auprès du CALACS du KRTB.
Signé à : ____________________________________________________________
Le : ______________
Nom en lettres moulées : _______________________________________________
Signature : __________________________________________________________
Annexe B : INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ : PLAN DE RÉPONSE
Démarches à effectuer
Lorsqu’une employée ou participante constate un incident de confidentialité, elle communique avec le comité responsable par le biais d’un formulaire de signalement prévu à cette fin.
Le comité responsable identifie les mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice et pour prévenir de nouveaux incidents.
Le comité responsable évalue si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, selon la définition présentée à l’annexe D.
Dans le cas où l’incident présente un risque de préjudice sérieux, le comité responsable prévient sans délai la Commission d’accès à l’information (CAI) via le formulaire prévu à cette fin et toute personne dont les renseignements personnels sont affectés.
Le comité responsable tient un registre de tous les incidents.
Le comité responsable répond à la demande de la CAI d’avoir une copie du Registre, le cas échéant.
Annexe C : INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ : CONTENU DE LA COMMUNICATION AUX PERSONNES CONCERNÉES
Quand
Tel qu’indiqué à l’article 5.5 de la présente politique, un organisme doit aviser « avec diligence » toutes les personnes dont les renseignements personnels ont été touchés par un incident de confidentialité. Cet avis doit être envoyé directement aux personnes concernées. Toutefois, le Règlement sur les incidents de confidentialité prévoit des situations où la communication peut se faire exceptionnellement par le biais d’un avis public, dont lorsque le fait de transmettre l’avis est susceptible de représenter une difficulté excessive pour l’organisme ou d’accroître le préjudice causé aux personnes concernées.
Contenu
Comme c’est le cas pour l’avis écrit à la CAI, l’avis écrit aux personnes concernées doit contenir les éléments suivants :
Une description des renseignements personnels touchés par l’incident ou, si cette information est inconnue, les raisons pour lesquelles il est impossible de fournir une telle description ;
Une brève description des circonstances de l’incident ;
La date ou la période à laquelle a eu lieu l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue) ;
Une brève description des mesures que l’organisme a prises ou entend prendre suivant l’incident dans le but de réduire les risques de préjudice ;
Les mesures que l’organisme suggère à la personne concernée de prendre dans le but de réduire/atténuer les risques de préjudice ;
Les coordonnées du comité auprès duquel la personne concernée peut obtenir de plus amples renseignements à propos de l’incident.
Annexe D : INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ : QUESTIONNAIRE D’ÉVALUATION DU « RISQUE SÉRIEUX DE PRÉJUDICE GRAVE »
Évaluer si l’incident présente un risque de préjudice sérieux
Pour tout incident de confidentialité, l’organisation doit évaluer la gravité du risque de préjudice pour les personnes concernées. Pour ce faire, elle doit considérer, notamment :
- Quelle est la sensibilité des renseignements concernés ?
- Quelles sont les conséquences appréhendées de leur utilisation ?
- Quelle est la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables ?
Renseignements sensibles
- Documents financiers ;
- Dossiers médicaux ;
- Les renseignements personnels que l’on communique de manière courante ne sont généralement pas considérés comme sensibles (nom, adresse) ;
- Sauf si le contexte en fait des renseignements sensibles : nom, adresses associés à des périodiques spécialisés ou à des activités qui les identifient.
Préjudice grave
- Humiliation ;
- Dommage à la réputation ou aux relations ;
- Perte de possibilité d’emploi ou d’occasion d’affaires ou d’activités professionnelles ;
- Perte financière ;
- Vol d’identité ;
- Effet négatif sur le dossier de crédit ;
- Dommage aux biens ou leur perte ;
Pour déterminer la probabilité d’un mauvais usage
- Qu’est-il arrivé et quels sont les risques qu’une personne subisse un préjudice en raison de l’atteinte ?
- Qui a eu accès aux renseignements personnels ou aurait pu y avoir accès ?
- Combien de temps les renseignements personnels ont-ils été exposés ?
- A-t-on constaté un mauvais usage des renseignements ?
- L’intention malveillante a-t-elle été démontrée (vol, piratage) ?
- Les renseignements ont-ils été exposés à des entités ou à des personnes susceptibles de les utiliser pour causer un préjudice ou qui représentent un risque pour la réputation de la ou des personnes touchées ?
Si l’analyse fait ressortir un risque de préjudice sérieux, l’organisation doit aviser la Commission et les personnes concernées de l’incident. Dans le cas contraire, elle doit tout de même poursuivre ses travaux pour réduire les risques et éviter qu’un incident de même nature se produise à nouveau.